社会人になると、社内外問わずメールでのやり取りが必須となります。しかし、プライベートメールとは異なり、ビジネスメールには特有のルールやマナーが存在し、戸惑う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、新社会人の方に向けて、ビジネスメールの基本の書き方からシーン別の文例、送信前のチェックポイントまでを徹底解説します。この記事を読めば、円滑なコミュニケーションを築けるビジネスメールが書けるようになるはずですよ！
ビジネスメールの基本
ビジネスメールには、特に重要な3つのポイントがあります。これらは、相手に失礼なく、スムーズに意図を伝えるために不可欠です。
- 始まりと終わりに挨拶を入れる：相手への敬意を示すとともに、文章全体の印象を整えます。
- 冒頭で名乗る：誰からのメールかを明確にすることで、相手は安心して内容を読むことができます。
- 署名を必ず入れる：連絡先を明記することで、相手からの返信や問い合わせをスムーズにします。
これらの基本を踏まえ、さらに重要なマナーを詳しく見ていきましょう。
ビジネスメールの書き方と構成要素
ビジネスメールは、一定の構成要素に沿って記述することで、相手に意図が伝わりやすく、かつ丁寧な印象を与えます。以下に各要素と書き方をまとめました。
宛先の使い分け
メールを送信する際、TO、CC、BCCの使い分けは非常に重要です。
| 宛先 | 役割 | 使用例 |
| TO | ・直接連絡を取りたい相手に使用 ・返信はTOのアドレスに届く | 取引先への連絡、 上司への報告など |
| CC | ・複数人で情報を共有したい場合に使用。 ・TOとCCの受信者はお互いのアドレスを確認できる。 | チームメンバーへの情報共有、 関係者への情報共有など |
| BCC | ・TOにアドレスを知られたくない相手に送信する場合に使用 ・受信者間では互いのアドレスは非公開となる | 複数への一斉送信、 他の受信者に知られたくない場合など |
件名は端的でわかりやすく
件名は、メールの内容が一目でわかるように簡潔に記述します。長すぎると途中で省略されてしまう可能性があるため、15〜20文字程度にまとめるのが理想です。
- 良い例: 「3月2日(日)の会議の出席のお願い」、「【重要】4月1日(土)セミナーの日時変更のご案内」
- 悪い例: 「研修の件について」、「お願い」
【】（墨付き括弧）を利用して【返信不要】【お詫び】【ご依頼】などを表記すると、相手の目に留まりやすくなります。
添付ファイルは「容量・形式・安全性」確認すること
添付ファイルを送る際は、以下の点に注意が必要です。
- ファイル形式：基本的にはPDF形式を使用。容量が大きい場合はZIP形式で圧縮します。
- ファイル名：内容がわかるように変更します。（例：提案資料_202412.pdf）
- 本文への記載：添付ファイルがあることを本文に明記し、ファイル名と簡単な説明を添えます。
また、ウイルスチェックを行うとともに、機密情報は添付ファイルで送らないようにしましょう。
宛名は正しい会社名と氏名を書く
宛名は「会社名・部署名・役職・氏名＋様」が基本です。会社名は略称を使わず、株式会社は「（株）」ではなく「株式会社」と正式名称で記述します。役職名に「様」をつけるのは誤りです。（例：山田部長、部長 山田様）
本題に入る前の挨拶と名乗りはセットで行う
本文の冒頭では、挨拶と名乗りをセットで行います。社外・社内問わず本題の前ではセットを使いますが、社内向けと社外向けは使い分けるようにしましょう。
- 社外向け: 「お世話になっております。株式会社〇〇 営業部 田中です。」
- 社内向け: 「お疲れ様です。〇〇部の田中です。」
本文は要旨を先に記載して詳細は後で書く
本文は結論から書き始め、その後に詳細を記述します。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識すると、内容が整理しやすくなります。改行や箇条書きを活用し、読みやすい文章を心がけましょう。
結びの挨拶で相手を気遣う言葉を入れる
結びの挨拶は、相手への配慮を示す大切な部分です。
- 一般的な場合: 「よろしくお願いいたします。」
- 目上の方や取引先: 「ご検討お願いいたします。」、「ご多忙の中、お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
署名には連絡手段を記載
署名には、以下の情報を記載しましょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 氏名
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
相手やシーン別のビジネスメール文例
ビジネスメールは、相手や状況に応じて適切な表現を使い分けることが重要です。以下にいくつかの例を紹介します。
- 社内の人へ送るメール：丁寧な言葉遣いを心がけつつ、簡潔に要件を伝えます。
- 社外の人へ送るメール：より丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の会社名や氏名、役職などを正確に記載します。
- 初めての相手へ送るメール：自己紹介を丁寧に行い、用件を明確に伝えます。
- お礼や感謝のメール：感謝の気持ちを具体的に伝え、今後の関係性につながるような言葉を添えます。
- 謝罪のメール：迅速に謝罪し、原因と今後の対応について説明します。
メール送信前の注意点
メールを送信する前に、以下の点を必ず確認しましょう。
- 誤字脱字の見直し：相手の名前や肩書、日付などに間違いがないかを確認します。
- 宛先の見直し：TO、CC、BCCの使い分けが適切か、メールアドレスに間違いがないかを確認します。
チェックリストを作成し、送信前に確認する習慣をつけることで、ミスを減らすこともできますので、自分なりに作成して活用してみても良いかもしれませんね。
まとめ
ビジネスメールは、相手との良好なコミュニケーションを築くための重要なツールです。本記事で解説したポイントを参考に、相手に配慮した簡潔で読みやすいメールを作成し、スムーズなビジネスメールを展開させましょう。送信前の確認を怠らないことも、信頼を維持するために重要なので、チェックリスト作成などで、最終確認を怠らないようにしましょう。
